O timesheet é uma metodologia usada para fazer o registro de tempo dispensado em tarefas diárias em uma empresa. A sua finalidade é acompanhar a produtividade das equipes, otimizar a gestão de tempo e disponibilizar informações precisas para a alocação eficiente de recursos.
Sendo assim, é possível compreender o desempenho dos colaboradores, identificar gargalos e aprimorar a precificação de serviços a partir do tempo investido em cada atividade.
Leia o nosso artigo e entenda como funciona o timesheet, o que é e como fazer o cálculo corretamente. Confira!
O Que É Timesheet?
O timesheet é uma ferramenta que registra e monitora o tempo dedicado a diferentes tarefas nas operações de uma empresa, sendo usado para gerenciar melhor o tempo e possibilitar um controle mais preciso sobre as horas trabalhadas pelos colaboradores em projetos específicos.
Nesse sentido, esse sistema calcula o tempo que um profissional leva para concluir uma determinada atividade. As tarefas monitoradas são as mais diversas, como reuniões, execução de planejamento e demandas administrativas.
Quais São Os Objetivos Do Timesheet?
No ambiente corporativo, o timesheet tem o objetivo de fazer a gestão eficiente de projetos, recursos humanos e contabilidade ao registrar detalhadamente o tempo gasto em cada atividade, o que facilita o cálculo de pagamentos e a organização do fluxo de trabalho.
Além de possibilitar esse monitoramento da produtividade, os gestores também conseguem otimizar processos, ajustar estratégias, identificar gargalos e melhorar a eficiência operacional da empresa.
Como Funciona O Timesheet?
O timesheet funciona por meio de planilhas ou softwares especializados para registrar o tempo dedicado a cada tarefa com precisão, sendo essencial para empresas que gerenciam múltiplos projetos ou atender diferentes clientes de forma simultânea, o que permite a distribuição adequada das horas trabalhadas.
Para seu correto funcionamento, é importante que os colaboradores preencham o timesheet semanalmente com dados, que incluem data, tempo gasto e uma breve descrição das tarefas realizadas.
As atividades também podem ser cadastradas previamente no sistema usado, assegurando um controle mais eficiente do tempo investido.
Qual A Importância Do App De Timesheet Para O Dia A Dia Da Empresa?
Essa ferramenta é essencial para as empresas que buscam otimizar o tempo na execução de tarefas e obter maior eficiência das operações.
Isso acontece, principalmente, porque o timesheet permite que gestores monitorem de perto a execução dos projetos e o desempenho da equipe, identificando, assim, as tarefas que exigem mais tempo, avaliar o nível de produtividade e planejar prazos com base em dados reais.
Quais São Os Benefícios De Usar O Timesheet?
O timesheet oferece uma série de benefícios para as empresas, que são os seguintes:
- Eliminação de tarefas desnecessárias: o sistema identifica tarefas improdutivas por meio do registro de tempo, além de contribuir com a realocação dos esforços para projetos mais estratégicos.
- Redistribuição de tarefas: facilita a distribuição equilibrada de tarefas entre as equipes e também evita sobrecarga ou ociosidade.
- Melhora da satisfação no trabalho: assegura que as tarefas sejam distribuídas de maneira equilibrada e justa, reduzindo conflitos e melhorando o engajamento da equipe.
- Maior eficiência operacional: estimula o foco e a produtividade dos colaboradores, além de minimizar distrações.
- Otimização da gestão de tempo: identifica as falhas e gargalos, permitindo ajustes ágeis para maior eficiência operacional.
- Precificação precisa: contribuição para a realização de cálculos precisos para a correta cobrança por hora trabalhada.
Quais São Os Principais Tipos De Timesheet?
A aplicação do timesheet pode ser feita a partir das necessidades da empresa, podendo variar em sua metodologia e frequência de preenchimento. Confira os formatos mais usados:
- Diário – preenchido no começo e no fim do expediente;
- Semanal – registro ao término de cada semana.
- Duas vezes por semana – atualização em dias específicos.
- Quinzenal – apresentação de dados duas vezes ao mês, conforme datas definidas.
- Mensal – preenchido uma vez por mês, conforme cronograma preestabelecido.
Quais Dados O Timesheet Pode Gerar?
O timesheet pode gerar uma série de dados importantes para a gestão de uma empresa, que são as seguintes:
- Horas trabalhadas (em cada atividade ou projeto).
- Produtividade da equipe (tempo usado x entregas realizadas).
- Custo da mão de obra (baseado no valor/hora de cada trabalhador).
- Eficiência operacional (identificação gargalos e áreas de melhoria).
- Horas extras e sobrecarga (desequilíbrio na distribuição de tarefas).
- Faturamento e rentabilidade (valor cobrado e lucro obtido por projeto).
- Custos indiretos (gastos com materiais, transporte e alimentação).
Como O Cálculo De Horas É Feito No Timesheet?
Há muitos fatores que influenciam o custo final. Portanto, é preciso usar a seguinte fórmula para calcular o timesheet:
Custo total = (horas trabalhadas x valor por hora) + custos indiretos
O ideal é adicionar outros fatores, como margem de lucro, tributos e despesas operacionais para garantir um faturamento sustentável.
Como Fazer Um Timesheet?
Para aplicar o timesheet, o primeiro passo é definir os objetivos que a empresa deseja atingir com o uso desse sistema. Portanto, estabeleça metas claras para garantir a otimização da gestão do tempo e melhorar a produtividade das equipes.
Feito isso, opte por uma plataforma ou método mais adequado ao modelo de trabalho da equipe, que pode ser planilha ou software, e ajuste conforme as necessidades do negócio.
Outro cuidado é fazer com que as equipes entendam a importância do registro correto e saibam como utilizar essa ferramenta de forma adequada.
Conclusão
O timesheet ajuda a otimizar a gestão do tempo, melhorar a produtividade e assegurar um controle mais preciso das atividades e os custos operacionais.
Ao ser bem implementado, ele facilita o monitoramento das tarefas e da carga de trabalho da equipe, além de contribuir para uma precificação mais justa dos serviços.
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